Virtuelle Assistenten, die die meisten anfallenden Aufgaben selbst in die Hand nehmen, sind selbstverständlich eine feine Sache, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert, sollte ein Mindestmaß an Absprache jederzeit vorhanden sein. Auch Besucher von freiarbeiter.com, die bereits regelmäßig auf ein virtuelles Team aus unserem Hause zurückgreifen, streben häufig nach weiteren Optimierungsmöglichkeiten für eine noch freiere Zeiteinteilung und eine bessere Organisation im Alltag – und genau hierbei kann SortMyBox helfen.

SortMyWas?
Das Unternehmen, das unter www.sortmybox.com erreichbar ist, versteht sich als Dienstleister, der im Bereich des Cloud-Computings für mehr Transparenz und eine klare Struktur im Umgang mit Daten sorgen möchte. Wir alle kennen beispielsweise Dropbox, der derzeit populärste Dienst für das Speichern von Daten im Internet. Dateien jeglicher Art können von überall aus – Internetanschluss vorausgesetzt – hochgeladen und genauso einfach wieder abgerufen werden. Das dauert nur wenige Sekunden und ist wesentlich komfortabler als das Versenden von Daten per E-Mail oder Filehosting-Dienst.
Allerdings gibt es dort ein Problem: Wer seine Dateien nicht akribisch beschriftet, eindeutige Dateinamen vergibt und sie in die passenden Ordner verschiebt, wird bald vor einem heillosen Durcheinander an Daten stehen, das mit einer gelungenen Organisation nichts mehr zu tun hat. Das wirkt sich auch auf einen VPA aus. Wer einen solchen Assistenten von uns damit beauftragt, Daten in einem Dropbox-Account zu bearbeiten, stellt selbst dieses geschulte Personal auf die Probe, wenn Hunderte von Daten in einem einzigen Fenster auftauchen.

SortMyBox sortiert Daten automatisch
Das Webinterface auf sortmybox.com hilft dabei, diesen Missstand zu umgehen und mit automatisierten Regeln die Nutzung von Dropbox zu vereinfachen. Beispielsweise können Nutzer der Seite festlegen, dass alle Dateien, die .avi oder .mp4 als Endung tragen, in den Ordner Videos verschoben werden – völlig automatisch und ohne weiteres Zutun des Benutzers. .jpg und .png werden hingegen in den Ordner Bilder kopiert, während alle Dateien, deren Dateiname das Wort Rechnung beinhaltet, im Ordner Finanzen abgelegt werden. Die Möglichkeiten sind dabei sehr frei gestaltet, so dass es kein Problem sein sollte, für jeden erdenklichen Dateitypen die passenden Regeln zu definieren.
Dies hilft natürlich auch dann, wenn sich ein Assistent um die Bearbeitung von Daten kümmern soll. Anstelle von längeren Absprachen, um festzulegen, welche Dateien warum in welchen Ordner gehören, können sowohl der Inhaber des Accounts als auch der VPA Daten einfach irgendwo ablegen – und SortMyBox erledigt den Rest. Missverständnisse kommen auf diese Weise nie wieder vor und viel Zeit wird gespart. Da das Sparen von verschwendeter Zeit auch auf der Prioritätsliste von freiarbeiter.com ganz oben steht, harmoniert SortMyBox hervorragend mit der Nutzung unserer Dienste und verfeinert ein ohnehin schon gelungenes Konzept.