Nach der Popularisierung der GTD-Methodologie befinden wir uns momentan in einer Phase, in welcher nahezu jede Woche neue Programme zur Verwaltung von Zielen, Aufgaben und Projekten auftauchen.

Die Kernfunktionen sind meist nahezu identisch, während die einzelnen Konzepte von “Getting Things Done” unterschiedlich interpretiert werden. So bietet manche vermeintliche GTD-Software gar keine Möglichkeit, einzelne Aufgaben sogenannten Kontexten zuzuordnen, die wiederum z.B. den Aufenthaltsort beim Ausführen der Aufgabe beschreiben. Oder das unterliegende Konzept einzelner To-do-Listen wird umgeworfen und durch getrennte Kalender ersetzt, wie beim iPhone/iPad App “2Do”.


Bei allen Variationen, die wir bisher betrachteten, einem Alltagstest unterzogen und für toll-aber-nicht-ganz-das-was-ich-brauche befanden, wurde der Teamaspekt stets kleingeschrieben. Somit füllte sich die eigene E-Mail-Inbox mit Erinnerungen verschiedener GTD-Systeme aller möglicher Partner, Kollegen, Kunden oder sogar Verwandter. Ob der Einsatz von GTD im familiären Umfeld vielleicht etwas übereifrig erscheint sei nun dahingestellt, denn es macht schließlich Spaß sein System mit umfangreichem Input zu füllen, um den eigenen Geist davon zu befreien.

Asana versucht auf webbasiertem und spirituellem Wege, etwas Yoga in den GTD-Alltag zu bringen. Das fängt bereits bei den etymologischen Entscheidungen der Entwickler an: Asana steht für eine Gruppe von Yoga-Übungen, in denen das bewusste Eintreten in die Position, das Halten der Position und eine kontrollierte Atmung währenddessen als essenziell beschrieben werden. Ähnlich verhält sich der erste Tag mit Asana. Ich trete ein, bin begeistert, halte kurz den Atem an, finde mich in Verwirrung wieder und trete wieder heraus. Wie beim echten Yoga verbessert sich die Form jedoch schnell, wenn regelmäßig geübt wird.

Die Idee vom Kontext wird in Asana mit sogenannten “Workspaces” realisiert. Ein “Workspace” gestattet mir beispielsweise die Trennung von Privatem, Geschäftlichem sowie unterschiedlichen Geschäftsfeldern.

Teammitglieder, und hier wird Asana interessant, lassen sich auf Workspace-Basis einladen und verwalten. Mithilfe eines einfachen Links können sich weitere Mitglieder in meinem Workspace einfinden und direkt mit dem Erstellen und Zuweisen von Aufgaben beginnen. Anstatt also wie üblich in zahlreichen E-Mails und Telefonaten die Aufgabenteilung und den Umfang eines Projektes zu vereinbaren, kann interaktiv über die Webplattform eine Outline des Projekts erstellt werden. Hierbei lassen sich einzelne Aufgaben beliebig verteilen und umverteilen. Auch ein “Follow” ähnlich Twitter ist möglich, welcher dem “Follower” einen Überblick über den Projektverlauf gibt, ohne ihm Verantwortung zuzusprechen. Dies funktioniert wiederum ähnlich wie die Carbon Copy (CC) beim Mailen, jedoch kann der Empfänger jederzeit selbsttätig aus der Informationsflut aussteigen.

Das Interface von Asana erscheint in zeitgemäß minimalistischem Gewand und trägt leichte Zen-Nuancen in den Workflow hinein. Die Aufgabenübersicht gestaltet sich logisch, einzelne Aufgaben lassen sich in ihrer Sichtbarkeit öffentlich oder auch nur auf involvierte Personen beschränkt definieren. Eine vollständige Keyboardsteuerung ist möglich, die Kombinationen mit der Tabulatortaste sind jedoch gewöhnungsbedürftig. Das Webinterface lässt sich auch auf dem iPad nutzen, wirkt jedoch etwas schwerfällig und steuert sich bei weitem nicht so gut wie im Desktopbrowser. Bemerkenswert ist die Eigenschaft, einzelne Aufgaben mehreren Projekten zuzuweisen. Insbesondere bei der Arbeit im Team öffnet diese Option ganz neue Wege der Effizienz.

Insgesamt werden zahlreiche innovative Ansätze verfolgt, die ein Preview durchaus sprengen würden. Daher empfiehlt sich die eigene kostenlose Probefahrt mit dem neuen GTD-App.

Wer jedoch als Einzelkämpfer mit Asana planen möchte sei vorgewarnt: Momentan muss in Asana entweder eine Aufgabe manuell mit dem Nutzer verknüpft werden, oder die Projektzuweisung erfolgt in einem separaten Schritt. Dieser (aus der Teamorientierung resultierende) Usabilitymangel ist jedoch bereits in einem Ticket dokumentiert worden und wird in einem künftigen Update adressiert.